文書管理の効率的な方法|信頼してもらう為に取得するISO22000|ビジネスには必要

信頼してもらう為に取得するISO22000|ビジネスには必要

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文書管理の効率的な方法

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会社や各種団体の意思の決定や伝達は、文書によって行われるのが一般的です。このため、毎日の業務の文書が大量に作成されることになります。文書は、作成して、発出したら終わりということはありません。文書を受けたところは、その文書の指示に沿って活動を行いますし、発出した側も文書を保管する必要があります。そして、文書を閲覧する機会が多々あり、文書を検索し、探すのに多くの時間を割いています。文書を一元的に管理し、活用できるようにすることは、会社における情報共有や業務の効率化、人件費削減に直結します。ここに、文書管理システムを導入するメリットが存在します。また、最近は働き方改革の影響を受けて、会社に出勤することなく自宅等で仕事ができる制度を創設する会社もあります。文書管理システムが整備されていてこそ可能になります。

文書管理システムの最大のメリットは、登録した文書を素早く検索することができ、活用することにあります。この活用についても、多岐にわたりますので、その目的に応じた文書管理システムを導入する必要があります。文書を活用するにあたって、何が不便で、何が非効率なのか問題点を明確にし、どんな機能を希望するのかを検討していくと、導入すべき文書管理システムのイメージがつかめてきます。また、作成される文書の量や種類によっても、管理の仕方が異なってきます。例えば、パソコンのハードディスクドライブや共通のサーバに文書が保管してあった場合に、文書の分類の仕方や件名の付け方が担当者によって異なると、異動の度に必要な文書が探せなくなります。このため、システムの導入に併行して、システムの運用ルールを策定する必要も出てきます。